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PDF-was? Dateien zur Langzeitarchivierung schon von Zuhause aus prüfen

Nach dem Schreiben ist vor dem Publizieren. Sie möchten Ihre Forschungsarbeit online, z. B. auf dem Publikationsserver Qucosa, veröffentlichen oder Ihr Pflichtexemplar elektronisch einreichen und damit für alle zugänglich und über einen langen Zeitraum verfügbar machen? Doch welche Eigenschaften muss eine PDF-Datei haben, damit sie problemlos digital langzeitarchiviert werden kann? Was bedeutet eigentlich PDF/A und wie kann das an der SLUB entwickelte PDF/A-Validator-Tool dabei helfen, ein archiv-fähiges Dokument zu erstellen? Es ist an der Zeit, diesen Fragen einmal nachzugehen.

Damit ein Dokument über einen langen Zeitraum archiviert und fehlerfrei wiedergegeben werden kann, muss es bestimmten Anforderungen und Standards entsprechen. So reicht es nicht, ein Textdokument über “speichern unter” in eine PDF-Datei umzuwandeln und auf diese Art für die Langzeitarchivierung zur Verfügung zu stellen. Es muss PDF/A-konform sein. Doch was heißt das genau? Auch wenn es so scheint ist PDF/A kein eigenes Dateiformat, sondern beschreibt bestimmte PDF-Dokumenteneigenschaften, die die Archivfähigkeit ermöglichen und in ISO-Standards zur Langzeitarchivierung beschrieben sind: So müssen Schriftarten beispielsweise eingebettet sein – das vermeidet einen Symbolesalat, falls die verwendete Schrift auf anderen Computern nicht installiert ist – oder der uneingeschränkte Zugriff auf alle Inhaltselemente wie Grafiken und Metadaten gewährleistet werden. Das klingt alles recht komplex? Wir schaffen gerne Abhilfe! Auf einer neuen Übersichtsseite finden Sie allgemeine Informationen zu den technischen Anforderungen an die einzureichende PDF-Datei sowie Erläuterungen zu den unterschiedlichen Format-Varianten. PDF/A hat nämlich viele Gesichter.

Kommen wir nun zu unserer neuen Entwicklung um das elektronische Publizieren zu erleichtern: dem PDF/A-Validator.

Der Validator ist ein Werkzeug, mit dem man Dateien bereits im Vorfeld auf ihre Kompatibilität hinsichtlich der geforderten PDF-Eigenschaften prüfen kann – und das auch schon während des Schreibprozesses. Auf diese Weise lassen sich frühzeitig Fehlerquellen finden, beheben und in der Zukunft vermeiden (und somit Angstschweiß und Frust gar nicht erst entstehen). Die Nutzung des Tools ist simpel: Zuerst wählen Sie ein PDF/A-Profil aus, auf das Sie Ihr Dokument hin validieren möchten. Dann laden Sie Ihre Datei hoch. Im nächsten Schritt wird Ihnen angezeigt, ob sie valide ist oder nicht. Ist alles in Ordnung, können Sie entweder unbesorgt weiter an Ihrem Text arbeiten oder die finale Version einreichen. Ist sie nicht valide, werden die Fehler beschrieben. Nun haben Sie die Option, sich die Fehlerquellen detailliert anzeigen zu lassen, um das Original daraufhin zu überarbeiten. In der erweiterten Ansicht wird erklärt, welche Regel für die ausgewählte PDF/A-Spezifikation nicht erfüllt wird. Zudem werden Fehler in einem knappen Satz erläutert. Lesen Sie hierzu auch gerne unsere Tipps zur Erstellung einer PDF-A-konformen Datei, um gleich zu Beginn möglichst viele Stolperfallen zu erkennen und zu vermeiden.

Mit der Schritt-für-Schritt-Anleitung und der Möglichkeit, ein Dokument in Sekundenschnelle zu prüfen, sollten die Fragezeichen rund um die Erstellung einer validen und PDF/A-konformen Datei weitaus weniger geworden sein.

Probieren Sie es aus – Wir freuen uns auf Ihre Rückmeldung, Ihre Fragen und natürlich Ihre frisch geprüften Dateien!

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