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Werkstattbericht Langzeitarchivierung: Anwendertreffen pflastert Weg zum Produktivbetrieb.

Diese Woche trafen sich mehrere große Bibliotheken (BSB München, ETH Zürich, Leibniz-Bibliotheksverbund Forschungsinformation Goportis) in der SLUB, um Anwenderwissen im Bereich Langzeitarchivierung auszutauschen. Die beteiligten Bibliotheken hatten sich voriges Jahr zu einer User Group zusammengeschlossen, um Praxisexpertise zu bündeln und die Entwicklung des von ihnen eingesetzten Langzeitarchivierungssystems Rosetta mitzugestalten.

 

Auf der Tagesordnung des Treffens standen Best-Practice-Beispiele für die Systemarchitektur, aber auch recht nutzernahe Fragen wie die für die Langzeitarchivierung wichtige standardkonforme Erstellung und ggf. Nachkorrektur von PDF-Dateien. Aufgrund der Vielzahl von PDF-Versionen und unterschiedlichen Software-Implementierungen in Textverarbeitungsprogrammen, PDF-Druckern etc. ist es ein Graus die Lesbarkeit von PDF-Dokumenten für die nächsten Jahrzehnte sicherzustellen. Das augenscheinlich so papiernahe Format ist so komplex, dass die technische Spezifikation über 700 Seiten füllt. Wenn bei der Erstellung eines PDFs und der späteren Anzeige in einem anderen Programm nicht alles zusammenspielt, dann kann es durchaus passieren, dass beispielsweise besondere Schrifttypen für mathematische Formeln fehlinterpretiert werden und womöglich mit falschem Vorzeichen dargestellt und zitiert werden. Um solche Probleme zu erkennen, gibt es einige Hilfsmittel auf dem Weg zur Langzeitarchivierung, so der extra für die Archivierung vorgesehene Standard PDF/A und zahlreiche Validierungs- und Reparaturprogramme. Doch auch diese sind noch ausbaufähig. Die MitarbeiterInnen der SLUB beraten Sie gerne schon jetzt, wie Sie ein standardkonformes PDF erstellen können.

 

Automatische Workflows

Sofern Sie Ihre Dokumente auf den Publikationsserver Qucosa veröffentlichen, prüfen wir für Sie bereits die Qualität der PDF-Dateien (bitte beachten Sie auch unsere Hinweise zur PDF-Erstellung). Für den Digitalisierungsworkflow der SLUB steht die Produktivsetzung der Langzeitarchivierung kurz bevor. Mit Goobi digitalisierte und erschlossene Materialien werden testweise bereits automatisch geprüft und landen direkt im Langzeitarchivierungssystem, so dass eine langfristige Verfügbarkeit der Digitalisate gewährleistet wird. Das umfasst die hochauflösenden Originalscans, die Prüfsummen und die Metadaten. Auch die Bereitstellung der Daten aus dem SLUBArchiv, z.B. für eine OCR-Analyse oder eine Neuberechnung von Derivaten für die Web-Päsentation wurde bereits realisiert. Neue Workflows für die Bearbeitung von Fotos, Audio- und Video-Materialien werden derzeit eingerichtet.

 

In der SLUB befassen sich in einem EFRE-Projekt vier MitarbeiterInnen mit dem Aufbau eines Systems für die langfristige Bewahrung und Erhaltung digitaler Dokumente. Anders als die meisten Printmaterialien, die bei geeigneter "Lagerung" 50 oder mehr Jahre problemlos überstehen, sind digitale Dokumente schon nach wenigen Jahren nicht mehr nutzbar, sei es durch veraltete Datenformate oder durch Fehler der Speichermedien.

 

Technische Infrastruktur: Für die Langzeitarchivierung verwendet die SLUB das System Rosetta der Firma ExLibris.

 

Internationale Entwicklung

Die im Zuge des zweiten deutschsprachigen Rosetta Anwendertreffens aufgebrachten Stolpersteine auf dem Weg der Weiterentwicklung der Langzeitarchivierung werden in weiteren internationalen Gremien verhandelt. Zunächst werden die Problemstellungen in der internationalen Rosetta User Group diskutiert und dann bei einem internationalen Beiratstreffen im Juni in Israel eingebracht. Durch die Beteiligung an der internationalen Entwicklung gestalten die MitarbeiterInnen der SLUB die Entwicklung von Langzeitarchivierungssystemen mit und sorgen dafür, dass unser digitales Kulturerbe auch übermorgen noch lesbar ist.

 

Der Aufbau einer Langzeitarchivierungsinfrastruktur und die dauerhafte Sicherung der Langzeitverfügbarkeit von Dokumenten ist eine Aufgabe, die eher im Hintergrund passiert, weshalb wir hier im SLUBlog nur selten darüber berichten. Sie können jedoch schon bei der Erstellung digitaler Dokumente dazu beitragen, dass diese Aufgabe gelingt. Wenn Ihnen die Zugänglichkeit Ihrer eigenen Publikationen auf Dauer wichtig ist, dann sprechen Sie uns an. Wir beraten Sie gerne hier im Blog oder auch persönlich in der Wissensbar.

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