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Wer aufräumt, findet! Digital Detox und Datenmanagement für den Hausgebrauch

Bei unserer Arbeit im Team Forschungsdatenmanagement an der SLUB kommen uns verschiedene Varianten zu Ohren, was alles unter dem Begriff ‚Forschungsdatenmanagement‘ (FDM) verstanden werden kann. Hier schreiben wir über eine Facette des FDM, die uns im Beratungs-Alltag sehr häufig begegnet - die zutiefst menschliche Frage danach, wie man eigentlich seine Daten am besten organisiert.

Simplify your life! - Datenmanagement im Alltag

Kennt das noch jemand? Die Simplify-Welle? Die geisterte vor einigen Jahren durch die Medien, losgetreten u.a. von einem neuen Trend, der aus den USA zu uns herüberschwappte: Ausmisten! Wirf Deinen Ballast ab! Marie Kondo etwa – hier ein Link für alle Interessierten – verdient seit einigen Jahren Millionen damit, anderen Leuten zu sagen, was sie wegschmeißen müssen, damit ihr Haus leerer wird, sie besser Ordnung halten können und sie sich danach freier fühlen, zufriedener leben, usw.

Interessant, aber was hat das mit Datenmanagement zu tun?

Die Verbindung zwischen Aufräumen und Datenmanagement ist deutlich enger, als es auf den ersten Blick erscheinen mag: Datenmanagement bedeutet Aufräumen im ‚digitalen Haus‘. Datenmanagement hilft dabei, uns das Leben einfacher zu machen! Es geht darum, unnötigen digitalen Ballast abzuwerfen und sich das beruhigende Gefühl zu verschaffen, seine Daten ‚im Griff‘ zu haben.

Voilá: das ist Datenmanagement.

Und weil das in seiner Einfachheit so bestechend ist, schieben wir an dieser Stelle gleich noch ein paar praktische Tipps hinterher, wie dieses ‚im Griff haben‘ zu erreichen ist.

Haus-Zimmer-Schrank-Schublade-Schachtel...

Wir stellen uns dazu ein Haus vor: Alle digitalen Daten sind mein Haus. In dem Haus ist einfach alles drin, was ich an digitalen Daten bei mir herumfliegen habe. Und wie in jedem Haus gibt es auch bei mir Zimmer (oder: Ordner!). Man kann dabei die Zimmer z.B. schön nach Lebensbereichen unterscheiden. Ein Zimmer mit den Finanzen, eines für Freizeit, eines für Gesundheit, eines für Arbeit usw. So habe ich schon einmal eine grobe Struktur und weiß zumindest sofort, in welches Zimmer ich laufen muss, wenn ich etwas Bestimmtes suche. 

Gehe ich dann in ein Zimmer hinein, so stehen dort eine Reihe von Möbeln, in unserem Fall Schränke (oder: Unterordner!). Und - jetzt kommt’s - die Schränke haben Aufkleber (oder: Metadaten!). Das heißt, sobald ich z.B. in mein Zimmer ‚Freizeit‘ spaziert bin, gehe ich schnurstracks auf den Schrank mit dem Aufkleber ‚Reisen‘ zu. Ich öffne den Schrank und ziehe eine Schublade mit dem Aufkleber ‚Fotos‘ heraus. In der Schublade liegen Schachteln - eine mit dem Aufkleber ‚2018‘ und eine mit ‚2019‘. Ich greife hinein und habe sofort die Fotos vom letzten Mallorca-Urlaub in der Hand - genau die habe ich gesucht!

Ein Griff und das Richtige gefunden

Nochmal: Was ist also eine einfache Definition von effektivem Datenmanagement? -> Ich komme in einen Raum, schaue mich kurz um, mache einen Schrank auf, ziehe eine Schublade auf, greife hinein – und habe gefunden was ich gesucht habe. Und Forschungsdatenmanagement ist das Gleiche in ‚grün‘, nur eben mit Forschungs-Daten. Es geht hier also nicht um das Wiederfinden von Urlaubsfotos aus Mallorca, sondern um eine möglichst effektive Ablage von z.B.  Bild-Aufnahmen aus einem Kernspintomographen.

Übrigens, wenn wir es jetzt schon bis hierher mit dieser Metapher geschafft haben, dann können wir zum Schluss auch noch einen weiteren Schritt draufsetzen: Man stelle sich an dieser Stelle nur mal vor, was man eher seinen Freunden (oder: Forschungskollegen!) in die Hand drücken würde: eine Wühlkiste mit allen Daten in einem wilden Durcheinander – oder den Schlüssel zu einem Zimmer mit ordentlich beschrifteten Schränken, Schubladen und Schachteln… Genau! Und damit wären wir auch schon beim Begriff des ‚Repository‘ angelangt - aber was genau damit gemeint ist, erklären wir gern beim nächsten Mal.

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2 Kommentar(e)

  • Jens Nauber (SLUB)
    16.11.2019 14:56

    Danke für deine gute Erklärung des erstrebenswerten Ziels von "(Re)usable Research Data".

    Der Vorteil (Auffindbarkeit, Strukturierung, Standardisierung) eines aufgeräumten "Haushalts" ist wohl den meisten klar. Dabei scheitert diese Vorhaben doch nicht an der Erkenntnis, sondern am konkreten Vorgehen und dem Willen dazu. Daher würden mich eure Ideen zur Verbesserung der intrinsische Motivation und der unterschiedlichen Vorgehensweisen hin zu strukturierten Forschungsdaten interessieren.

    PS: Und dann gibt es ja noch die Dinge die in keine Schublade passen wollen.

    • Andreas von der Dunk (SLUB)
      18.11.2019 11:13
      Danke für Deine Hinweise!

      Das sind gute Punkte, denen wir auch im Beratungsalltag immer wieder begegnen.

      Bzgl. der intrinsischen Motivation: hier sehen wir oft, dass die schiere Dimension der Aufgabe die Leute zu erschlagen scheint. So viele Daten, die es zu organisieren gilt! Wo soll man da bloß anfangen? Hier raten wir zur Gelassenheit und dazu, einfach mal anzufangen :-) Rom wurde auch nicht an einem Tag erbaut. Man sollte sich frei machen von dem Wunsch, innerhalb kürzester Zeit seine ganzen Daten sortiert zu haben. Schritt für Schritt bekommt man Ordnung in seine Datenablage - und sieht man erst einmal die ersten Erfolge (und das geht schnell!), dann steigt auch die intrinsische Motivation.

      Und was die Dinge betrifft, die in keine Schublade zu passen scheinen: hier hat sich der Einsatz einer „Kruschtelkiste“ bewährt. Aber nicht so eine Kruschtelkiste, wie man sie von zu Hause kennt – also eine Kiste, in die man alles Mögliche reinschaufelt und dann nie wieder aufmacht. Nein, in unsere Kruschtelkiste kommen die Dinge, die nur „im Moment“ nirgendwo zu passen scheinen. Einmal pro Woche schauen wir aber in diese Kiste hinein und in der Regel wird einem früher oder später doch klar, in welche Schublade diese Dinge eigentlich gehören. Unsere Kruschtelkiste ist also nur ein Daten-„Parkplatz“ und kein Daten-„Friedhof“.

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